Tout savoir sur la Norme NF Z42-026

Explication de la Norme

Cette norme spécifie les conditions dans lesquelles doivent être numérisés les documents sur support physique afin de permettre une équivalence avec le document d'origine.

Pour quel objectif ?

L'application de cette norme permet de supprimer physiquement le support papier, ce qui se traduira par des économies directes en matière de stockage physique notamment.

Pour consulter l'arrêté:

Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier

en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales

Selon l'arrêté du gouvernement il faut comprendre les éléments suivants :

1. La numérisation doit être la copie conforme à l'original en image et en contenu

2. Les couleurs sont à reproduire ainsi que les annotations manuscrites s'il y a lieu. S'il y a compression il doit pas y avoir de perte d'informations.

3. L'archivage numérique peut être effectué par le client ou par un tiers mandaté à cet effet

4. Il faut documenter le Processus de numérisation et d'archivage afin de s'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation

5. Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3)

Il faut ajouter un cachet serveur RGS 1*

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées