Factures électroniques dans le secteur public : usage obligatoire à l'horizon 2020

Progressivement, l’Etat maintient son cap vers le tout dématérialisé pour les marchés et contrats publics prévu à l’horizon 2020, en respectant le cadre de la stratégie européenne pour le numérique de 2014, qui insiste sur l’élaboration d'une norme européenne dans le but d'assurer l'interopérabilité entre les différents systèmes.

1. Etapes par étapes, vers l’objectif 2020.

Le chemin reste long en France : entre janvier et mai 2013, seules 6 000 factures envoyées par les fournisseurs privés de l’Etat étaient sous formes dématérialisées contre près de 4 millions de factures reçues annuellement.

C’est pourquoi le cadre légal donne le ton et prévoit de rendre obligatoire de manière progressive la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l'Etat, des collectivités territoriales et des établissements publics :

• 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques ;

• 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) ;

• 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) ;

• 1er janvier 2020 : obligation pour toutes les entreprises y compris les très petites entreprises (moins de 10 salariés).

2. Des dispositifs pour encourager la dématérialisation.

Pour accompagner les entreprises, l’administration met à disposition :

• Un portail unique : le portail Chorus Pro, un outil gratuit gérée par l’Etat, permettant d’automatiser le traitement de ses factures entrantes. Les fournisseurs peuvent transmettre leurs documents en ligne sous trois formats : en EDI (flux XML), par dépôt de PDF (signés ou non), ou par saisie manuelle.

• Une solution de numérisation des factures papiers est mise à disposition par L’Agence de l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) permettant à l’administration publique de traiter les factures envoyées par les fournisseurs sous forme papier,

3. Gains mutuels pour les entreprises et les administrations.

Opter pour une solution de dématérialisation des factures vous permet d’obtenir de nombreux avantages :

• Gains économique :

• réduction des coûts (impression et envoi postal)

• création d’un avantage concurrentiel (clause de dématérialisation de plus en plus présente dans les marchés publics)

• automatisation et de centralisation des factures : plus de stockage physique

• Gain écologique :

• diminution de l’empreinte carbone

• Gains en efficacité et en temps :

• diminution des temps de traitement

• garantie de remise des documents

• fluidité des échanges

• suppression des manipulations de documents « papier »

• élément de communication (exemplarité, image et notoriété)

• sécurisation de ces documents

Afin de vous accompagner dans ce changement, DS Informatique, expert en dématérialisation des flux d’information depuis plus de 20 ans, vous accompagne vers une solution vous permettant de fluidifier et d’optimiser votre circuit de validation, de retrouver facilement vos factures en un clic et d’avoir un accès centralisé à l’ensemble de vos factures pour vos différents services financiers.

Pour plus d’information : DSI Diffusion

contact@dsidiff.fr ou +33 (0)4 42 53 01 81

Sources : ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 : calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat.