Archivage numérique des documents en cas de contrôle URSSAF

A dater du 1er juillet 2019, la numérisation et l'archivage numérique des documents à présenter en cas de contrôle URSSAF, répondent aux mêmes règles que pour les documents fiscaux et respecte les principaux généraux de la norme Z42-026

Durée et mode de conservation des documents vérifiables

Selon le code de la sécurité sociale, les documents ou pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales doivent être conservés pendant une durée de minimum six ans à compter de la date à laquelle ces documents ou pièces ont été établis ou reçus.

Ces documents peuvent être conservés en format papier ou en format numérique selon les règles ci-dessous.

Numérisation des documents vérifiables

• La numérisation doit être la copie conforme de l'originale en image et en contenu

• Les couleurs sont reproduites à l'identique (sans traitement de l’image)

• En cas de compression de fichier, il ne doit pas y avoir de perte

Pour garantir la pérennité et l'intégration des systèmes, chaque document doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A.

Le PDF doit être horodaté par le serveur qui a généré le PDF et celui-ci doit être signé par un cachet serveur RGS 1, ou tout autre dispositif sécurité équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française comme Trust-service Status List-TSL.

Archivage Numérique

L'archivage numérique peut être effectué par votre société elle-même ou par un tiers mandaté à cet effet.

Dans tous les cas il doit permettre d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des documents ainsi numérisés durant toute la durée de leur conversation.